12 trucs per treure tot el suc de Gmail
Gràcies a la vinculació dels 'smartphones' Android amb els serveis de Google, Gmail ja és el servei de correu electrònic més popular del món des que l'any passat va destronar l'anterior líder, el Hotmail de Microsoft. Per això avui us ofereixo una dotzena de trucs que us poden anar bé per aprofitar millor les possibilitats de Gmail, i que també són vàlids per a les bústies d'empresa gestionades amb Google Apps.
1. Combatre l''spam' amb adreces consumibles
A partir de la vostra adreça de Gmail podeu crear infinites adreces derivades per fer-les servir quan us inscriviu en algun lloc. Només cal que en fer-ho afegiu el signe '+' i una paraula clau −jo acostumo a posar el nom del servei on m'estic donant d'alta− entre el vostre nom d'usuari i el símbol de l'arrova: usuari+paraulaclau@gmail.com. Els missatges rebuts arribaran normalment a la vostra safata d'entrada, però els podreu filtrar i, en el pitjor dels casos, podreu saber qui va vendre les vostres dades als impresentables que us envien correu brossa. L'únic inconvenient és que els formularis d'algunes webs no admeten el signe '+' al camp d'adreça electrònica.
2. Moltes adreces en una
Si esteu rebent missatges adreçats a una bústia que s'assembla molt a la vostra, no és cap error. Gmail no distingeix els punts dins del nom d'usuari. Per tant, josepcatalanet@gmail.com és exactament el mateix que josep.catalanet@gmail.com o, fins i tot, que j.o.s.e.p.c.a.t.a.l.a.n.e.t@gmail.com.
3. Desconnexió de sessions remotes
Al peu de les pàgines de Gmail trobareu el text 'Darrera activitat del compte: fa x minuts', seguit de l'enllaç 'Detalls'. Feu-hi clic i veureu dues llistes: a la primera hi surten totes les sessions que teniu obertes en altres dispositius, amb possibilitat de tancar-les per si us heu descuidat la bústia oberta en un altre ordinador. La segona llista és un historial de les sessions recents, amb indicació del tipus de dispositiu, l'adreça IP i el país corresponent i la data i hora d'inici de la sessió. Generalment, deveu haver estat vosaltres mateixos, però si hi ha algun accés que no reconeixeu com a propi, canvieu immediatament la contrasenya.
4. Desactivar l'alerta de missatge buit
A vegades Gmail és massa intel·ligent. De la mateixa manera que ens recorda que no hem adjuntat res si detecta que hem escrit la paraula 'adjunt' al text, també ens avisa quan intentem enviar un correu sense escriure res al cos del missatge. Si voleu escriure a algú posant tot el text a l'assumpte del missatge, us podeu estalviar l'alerta de Gmail afegint al final de l'assumpte les sigles 'EOM', que volen dir 'end of message'.
5. Cercador avançat
A Gmail les llistes de missatges no es poden ordenar per remitent, data o contingut d'adjunts. Però com que és un servei de Google, es poden fer servir operadors avançats de cerca com al cercador web, que permeten trobar els missatges desitjats per remitent, destinatari, data, contingut, mida o tipus de fitxers adjunts. Aquí teniu una relació sencera d'operadors de cerca de correu.
6. Desencadenar les converses
Gmail considera que agrupar tots els missatges amb un mateix assumpte en una mateixa línia de la safata d'entrada és la millor manera de seguir el fil de la conversa, però també hi ha qui ho troba confús. Si preferiu veure cada missatge per separat, a la pàgina general de configuració podeu desactivar aquesta funció d'encadenament. L'opció es diu 'Visualització de converses'.
7. Dret a repensar-s'ho
Segur que alguna vegada us heu penedit d'haver fet clic al botó 'Enviar' tot just després de fer-ho. Generalment, l'enviament del correu és instantani, però a l'apartat Labs de la configuració de Gmail podeu activar l'opció 'Desfés l'enviament', que endarrereix la sortida del missatge i us dóna uns segons per canviar d'opinió i fer clic a l'enllaç 'Desfés' de l'avís de confirmació d'enviament.
8. Triar les etiquetes visibles
A diferència d'altres gestors de correu, Gmail no ofereix carpetes per classificar els missatges. En comptes de les carpetes, l'usuari pot assignar a cada missatge/conversa una quantitat pràcticament il·limitada d'etiquetes de text que van apareixent al menú lateral per ordre alfabètic a mesura que es van creant, en negreta quan contenen missatges pendents de llegir. Si la llista és molt llarga, potser no hi caben d'entrada totes les que us interessa tenir a la vista. A la configuració d'etiquetes es poden triar quines volem que siguin visibles (mostra/amaga).
9. Delegació de bústies
En alguns casos us pot interessar que una altra persona gestioni la vostra bústia de correu: adreces genèriques d'associacions i entitats, secretaris de directius, bústies familiars col·lectives… Gmail permet delegar la gestió de la bústia en un altre usuari que també disposi de compte a Google. Al final de la pàgina de configuració de Comptes i importació trobareu l'opció 'Atorga accés al compte' per introduir l'adreça d'aquesta altra persona, que haurà de confirmar que accepta la delegació i podrà llegir, escriure i esborrar els vostres missatges. En canvi, no podrà canviar la configuració ni la contrasenya de la bústia.
10. Estadístiques mensuals
El mes passat vaig enviar 325 missatges de correu a 129 destinataris, i en vaig rebre 2.708 procedents de 653 remitents. Ho sé perquè Google m'envia cada mes per correu electrònic un informe de la meva activitat en els seus serveis diversos, que inclou aquestes i altres dades sobre l'ús de Gmail. Podeu activar el vostre informe en aquesta pàgina.
11. Xat multiplataforma
Deixeu-vos de WhatsApp, Line, Viber i altres joguines similars. Si teniu adreça de Gmail, també teniu compte de GTalk, el sistema de missatgeria instantània de Google que vosaltres i els vostres contactes podeu utilitzar des de telèfons mòbils −Android el porta incorporat− i des de l'ordinador. A l'angle inferior esquerre de la bústia de Gmail hi ha una icona per activar el xat amb els contactes que hàgiu establert mútuament i podeu xatejar sense sortir de la pàgina. I sempre que obriu un missatge enviat per un altre usuari de Gmail, a la dreta trobareu icones per obrir directament una sessió de xat amb ell, fins i tot amb veu i/o vídeo, si els respectius dispositius ho permeten.
12. Autenticació de dos factors
Posem-nos un moment paranoics: la combinació de nom d'usuari i contrasenya per accedir als nostres comptes en xarxa és cada cop més insegura. Si us preneu seriosament la seguretat d'accés, podeu activar l'autenticació de dos factors, que a més de les credencials normals us demanarà un codi de sis xifres que haureu rebut en un altre dispositiu donat prèviament d'alta, generalment el vostre telèfon mòbil, del qual haureu d'haver indicat el número aquí. També podeu instal·lar l'aplicació Google Authenticator, disponible per a Android, BlackBerry i iOS, que us proporciona el codi de verificació, com els dispositius específics que es fan servir en moltes grans empreses i organismes oficials.
Els serveis de Google, i Gmail en particular, tenen molts cops amagats. Us convido a explicar als comentaris quins són els trucs que us ajuden a millorar la vostra eficiència amb el correu electrònic de Gmail.
